Cases/Tok&Stok · Processamento de NFs
GRUPO TOKY · CUSTOS
1.149 horas por ano devolvidas à equipe de Custos.
A Tok&Stok automatizou o processamento de notas fiscais com IA. A IA preenche 90% dos campos da NF automaticamente. Tempo por nota caiu 76%.
DEVOLVIDAS POR ANO
CLIENTE
Tok&Stok
ÁREA
Custos
PROCESSO
Processamento de NFs e abertura de chamado fiscal
STATUS
Em produção
O CONTEXTO
O mesmo dado, digitado três vezes em sistemas diferentes.
A área de Custos da Tok&Stok processa um fluxo recorrente de notas fiscais. Antes do projeto, todo o trabalho era manual e sustentado por planilhas. A analista lia o PDF da nota, transcrevia campo a campo para uma planilha gerencial, e em seguida copiava esses mesmos dados, um a um, para abrir o chamado fiscal no CSC.
Rotina lenta, repetitiva e sujeita a erros. A planilha gerencial ficava pesada com o tempo e exigia backups frequentes. Tempo de gente sênior consumido em digitação e PROCV.
EM ESCALA
Capacidade redirecionada para análise, não digitação.
HORAS LIBERADAS POR ANO
1.149h
equivalente a aproximadamente R$ 57 mil em valor de trabalho redirecionado por ano
PREENCHIMENTO PELA IA
90%
dos campos da NF preenchidos automaticamente
Tempo que saía em digitação de PDF para planilha e de planilha para chamado, agora redirecionado para atividades de maior valor analítico.
VISÃO DE QUEM OPERA
O que mais me marcou foi a possibilidade de mudar processos que eram feitos da mesma forma há anos, com os mesmos problemas de sempre. Com o projeto, integramos IA e deixamos essa etapa quase que instantânea. Ver aquilo se resolvendo com apenas 2 cliques, depois de anos, até me emocionou.
Analista de Custos · Tok&Stok
VISÃO DE CONTINUIDADE
O projeto foi um avanço que chegou em boa hora. Com a diminuição de pessoas, tivemos uma ajuda importante da IA para realizar nossos processos de forma rápida e simples.
Analista de Custos · Tok&Stok
A ABORDAGEM
A analista deixa de digitar e revisar. Passa a validar.
A IA lê o PDF da nota, extrai os dados estruturados e preenche 90% dos campos automaticamente. A abertura do chamado fiscal no CSC vira parte do fluxo, sem cópia manual entre sistemas.
PERGUNTAS FREQUENTES
O que esse case responde.
Quanto a Tok&Stok economiza com a automação?
1.149 horas por ano e cerca de R$ 57 mil em valor de trabalho redirecionado. Mais relevante que o número é o tipo de hora liberada: tempo de analista de Custos que saía em digitação agora é redirecionado para análise.
A automação substitui as pessoas da área de Custos?
Não. A IA preenche 90% dos campos automaticamente, mas a equipe segue na validação, na conferência de casos complexos e na operação dos processos adjacentes. O ganho é em capacidade liberada, não em substituição de pessoa.
Funciona para qualquer tipo de nota fiscal?
A lógica de "extrair dados estruturados de PDF e replicar em sistema interno" se aplica a NFs, faturas, contratos, boletos. Cada caso tem ajustes próprios, mas o método é o mesmo.
PROCESSO PARECIDO?
Sua equipe de Custos ou Financeiro ainda transcreve dados de PDF para planilha e de planilha para sistema? Em 30 minutos, mapeamos como seria automatizar com IA.